OFİS CİHAZLARI VE MALZEMELERİ

Ofis ekipmanı, şirket tarafından satın alınan ve ofisle ilgili görevlerin veya işlerin yürütülmesine yardımcı olan şeylerden başka bir şey değildir. Şirkete uzun ömürlü bir varlık olarak hizmet ederler. Ayrıca ofis donanımı firmanın ihtiyacı ve gereğidir. Bir şirket kurmak o kadar kolay değil, para bunda çok önemli bir rol oynasa da, yer, ekipman türleri, işe alma gibi birkaç temel şeyi yönetmeniz gerekebilir. Burada verimli bir ofis kurulumu için gerekli öğeler hakkında birkaç önemli konuya odaklanmanız gerekir. 

İş alanınıza ve hizmet verdiğiniz müşterilere veya kişilere bağlı olarak, ihtiyaç duyabileceğiniz ek bir ofis ekipmanı listesi olabilir. 

Ofis Ekipmanları ve Ofis Malzemeleri:

Ofis ekipmanı, şirket için çalışırken kullanılan ve kuruluş tarafından satın alınan varlıktır. Buradaki ekipman, masalar, sandalyeler, bilgisayarlar vb. Anlamına gelir.

Ofis malzemeleri, sabit, basit ofis aksesuarları gibi düzenli olarak kullanılan şeylerdir.

Daha basit bir deyişle, burada bahsedeceğiniz ofis kırtasiye malzemeleri, hangi şirkette olursanız olun, günlük olarak kullanılan şeylerdir. Ofis Malzemelerinin Bazı Temel Listesi şunlardır:

Masaüstü ve Masa Çekmeceleri için Ofis Malzemeleri Listesi:

• Kalemler, kurşun kalemler, silgiler, kalemtraş
• Kalıcı belirteçler
• Fosforlu Kalemler
• Kağıt tutacağı
• Bağlama klipsleri
• Zımba, zımba
• Bant dağıtıcı, ekstra bant ruloları
• Tutkal çubukları
• Lastik bantlar
• Makas
• Evrak işleri için Gelen / Giden Kutusu
• 3 delikli zımba
• Hesap makinesi

Kağıt ve Kırtasiye Malzemeleri:

• Zarflar (her boyutta)
• Yazıcı kağıdı
• Pullar
• İade adresi etiketleri
• Kırtasiye / teşekkür notları / Yapışkan notlar
• Not defterleri
• Yazıcı mürekkebi / toneri / kartuşları
• Posta paketleri için sarf malzemeleri

Dosyalama Malzemeleri:

• Dosya dolabı veya dosya kutusu
• Tüm dosya klasörleri ve sekmeler
• Dosya etiketleri
• 3 halka bağlayıcı
• Dizin Bölücüler
• Takvim ve Planlama Malzemeleri
• Takvim (masa veya duvar versiyonu)
• Planlayıcı
• Yapılacaklar listesi
• Beyaz tahta veya ilan tahtası

Ofis Ekipmanlarının gerekliliği:

Bir kuruluşun sorunsuz işlemesinin sırrı, ekibinde yatmaktadır. İşe alınan ekip sadece faturaya uymakla kalmamalı, aynı zamanda odaklanmalı ve verimli olmalıdır. Verimlilik için çalışanın doğru araç, gereç ve ofis malzemeleri ile donatılmış olması gerekir.

Kaliteli ofis ekipmanları ve ofis malzemeleri sadece çalışanların üretkenliğini artırmakla kalmaz, aynı zamanda müşteriye ve genel olarak kamuoyuna iyi bir mesaj gönderir.

Örneğin, masanın üzerine yığılmış sayısız kağıt bulunan kaotik, sıkışık bir resepsiyon alanına sahip bir ofis, mekanın son derece dağınık ve düzensiz görünmesine neden olur. Söylemeye gerek yok, potansiyel müşteriler – iş ya da ürün ne kadar iyi olursa olsun – iyi bir izlenim edinmezler. Bir ofiste her şey yerinde olmalı, düzgün bir şekilde düzenlenmeli ve sistematik olarak etiketlenmelidir.

İyi bir izlenim vermenin yanı sıra, her şey kolayca bulunabilecek şekilde düzenlendiği için çalışanlara işlerinde de yardımcı olacaktır. Bu tür düzenlemeler kaos faktörünü pencereden dışarı atar.

Büro ekipmanı ve makinelerinin listesi: 

Ofis makineleri örneklerinden bazıları kağıt, kalem, tabak, hesap makinesi, mobilya vb. İçeren bilgisayar ekranlarıdır. Aslında, ofis ekipmanları listesi sonsuzdur ancak teknoloji, yazılım, mobilya ve kırtasiye olarak kategorize edilebilirler.

Her ekipman ofiste kendi başına bir rol oynar. Her biri hakkında daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin.

İş Yerinde Son Teknoloji: 

Teknoloji, son iki yüzyılda uzun bir yol kat etti. Ofisler dijital hale geliyor ve kağıt ihtiyacı önemli ölçüde azaldı.

Tam kağıtsız ofis dönemi henüz gelmedi, ancak dijital dünya ofis yükünün yaklaşık% 60’ını aldı. Dolayısıyla bir ofisin ihtiyaç duyduğu yazıcı, projektör, tarayıcı, fotokopi makinesi gibi farklı teknolojik donanımlar bu kategoriye girer.

Bunlar, çalışanların verimliliğini artırmaya yardımcı oldukları ve böylece organizasyonun genel büyümesine yardımcı oldukları için çok önemlidir.

• Yazıcılar:

En az bir bilgisayarı olan bir ofiste, dosya ve belgelerin basılı kopyalarını yapmak için bir yazıcı olmalıdır. Ürün listesi, mali işler, faturalar, mektuplar, raporlar vb. Gibi iş belgelerinin basılı kopya olarak saklanması gerekir.

Elektronik dosyaları kağıt formatına aktarmanın yanı sıra, taranmış görüntüler ve dijital bilgiler içeren bileşik belgeler de oluşturabilirler.

• Tarayıcılar:

Bir yazıcı, elektronik belgeleri kağıt formatına dönüştürmek için kullanılırken, bir tarayıcı, basılı kopyaları dijital formata dönüştürmenin tam tersini yapar. Bunlar arasında fotoğraflar, nakit makbuzlar, elle doldurulmuş formlar, çizimler, çalışanların kimlik kanıtları ve hatta basılı yayınlardan sayfalar bulunur.

Tarayıcılar, kağıt üzerinde oluşturulan bu görüntüleri kopyalar ve bir bilgisayarda saklanabilmeleri veya e-posta ile gönderilebilmeleri için elektronik formata dönüştürürler.

Tarayıcılar icat edilmeden önce fotokopi veya faks en yaygın kullanılan formattı. Fotokopi, bugün hala birçok yerde takip edilmektedir.

• Fotokopi makineleri:

Bu, bir belgeyi çoğaltmanın ve özellikle elle yazılmışsa basılı bir kopyasını korumanın en iyi yollarından biridir. Ofislerin, bir belgenin kopyasını tekrar yazarak veya yeniden yazarak oluşturmak için “yazıcı” adı verilen katipler kullandığı bir zaman vardı.

Ancak bu çok zor bir işti ve matbaa kolay ve pratik bir çözüm değildi. Bazı ofisler küçük matbaaları kullanırken, çoğu işi büyük matbaalara taşıyordu. Bu yavaş yavaş ortadan kalktı ve ofisler karbon kağıtlar, siklo şekillendirme vb. Kullanmaya başladı.

Sonunda, silindir fotokopi makineleri, fotokopi pedleri xerograflar vb. Kopyalama seçenekleri uygulamaya girdi. Xerografi ve fotokopi makineleri, günümüzde bile hem siyah beyaz hem de renkli olarak popüler kopyalama seçenekleridir.

• Dikte Makineleri:

Birçok ofis bu ekipmana sahip olmayı önemli bulmuyor. Ancak bu, en önemli ekipmanlardan biridir.

Konuşma tanıma yazılımı mevcuttur, ancak bu kadar verimli ve güvenilir değildir. Tipik olarak, bir ofiste ses ilk önce birisi tarafından kaydedilir, bir çalışan tarafından dosya formatına dönüştürülür, daha sonra e-posta gönderen veya yazdıran başka bir çalışan tarafından yazıya dönüştürülür.

Her kelimeyi yazmak, konuşmak kadar hızlı ve akıcı bir şekilde yapılamaz. Notların ve mektupların taslağı en iyi şekilde dikte etme ve kaydetme yoluyla yapılır – özellikle diğer görevleri yerine getirirken konuşmak daha kolaydır.

Kaset bantları popüler dikte ekipmanıydı ancak modern dijital versiyonlar, kolaylık ve rahatlık nedeniyle daha popüler.

• Projektörler:

Sunum yapmak, ister bir strateji oluşturmak, ister çalışanlara eğitim sağlamak, hatta bir iş teklifi yapmak olsun, herhangi bir ofis çalışmasının ayrılmaz bir parçasıdır.

Basit anlatım ve konuşma genellikle kafa karıştırıcıdır ve söylemeye gerek yoktur – sıkıcıdır. Not almak zor olduğu için eski geleneksel tebeşir ve tahta yöntemini kullanmak zahmetlidir. Şüpheleri açıklığa kavuşturmak için belirli bir noktaya geri dönmek de zordur.

Ek olarak, insanlar toplantının kaydını tutmakta zorlanıyorlar. Sunumlar resme netlik katar, çünkü kayıtları tutmak daha kolaydır, şüpheleri giderir ve ayrıca notlar alır.

Peki, sunumda bir projektör ne işe yarar?

Basit – sunumların daha büyük bir ekrana yansıtılmasına yardımcı olarak herkesin dikkatini çeker. Ayrıca, sunuları meslektaşlarınızla, katılımcılarla da onlara e-posta göndererek paylaşabilirsiniz.

• Parçalayıcı:

Dikte makineleri gibi, kağıt öğütücüler de gizlilik, iş ve ticari sırları koruma söz konusu olduğunda ‘en önemli’ ofis ekipmanı kategorisine girer.

İronik olarak, öğütücüler, çalışanların üretmek için çok çalıştıkları aynı belgeleri yok etmek için kullanılıyor. El yırtılması, etkisiz olmasının yanı sıra zaman alıcı ve yorucudur.

Öğütücüler, kağıtları geri koymak ve kaybolan bilgileri kurtarmak neredeyse imkansız olacak şekilde keser. İnsan kaynaklarına ilişkin gizli bilgiler ve raporlar belgelendiğinde son derece gereklidir.